Klachtencommissie
Bestuur:
Voorzitter Jan Eggenkamp
Kerkeind 2 - 5076 AC Haaren mobiel: 06-24983788
lid Jacques van Hest
Korenbloem 4 - 5076 HP Haaren
lid Peter Witlox
Kruisboogstraat 9 - 5076 ER Haaren
De officiële klachten Procedure is opgenomen in het Huishoudelijk Reglement (art.6), goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van 21 maart 2018.
Hieronder volgt de verkorte, praktische weergave:
Een klacht dient betrekking te hebben op zaken die te maken hebben met de belangenbehartiging, activiteiten of dienstverlening van KBO Haaren. Bijvoorbeeld over:
- De manier waarop een bestuurs- of kaderlid met u omgaat.
- Het niet nakomen van afspraken door een bestuurs- of kaderlid.
- Het vervoer.
- De communicatie binnen KBO Haaren.
- ...............................
De klachtencommissie is onafhankelijk. Je kunt er terecht als de klacht in onderling overleg niet kan worden opgelost. De klachtencommissie onderzoekt of de klacht gegrond is en geeft de klager, een eventueel betrokken persoon die aanleiding was voor de klacht en het KBO Bestuur een verslag van hun bevindingen en hun -bindende- beslissing. Een eventueel advies aan het bestuur van KBO-Haaren is bindend.
In het kort verloopt de behandeling van een klacht door de klachtencommissie als volgt:
- U dient uw klacht schriftelijk of per mail in bij de klachtencommissie. Vermeld naast uw klacht, eventueel aangevuld met de naam van de persoon die aanleiding is tot het indienen van uw klacht, ook uw eigen naam, adres en telefoonnummer en eventueel uw emailadres als u per email wilt communiceren met de klachtencommissie.
- Binnen vijf werkdagen krijg je een bevestiging van ontvangst.
- Binnen 10 dagen na ontvangst beslist de commissie of de klacht 'ontvankelijk' is. Er kunnen redenen zijn dat een klacht 'niet ontvankelijk' is, dan wordt deze niet in behandeling genomen. Je wordt hierover schriftelijk of per mail geïnformeerd.
- Behandelen wij uw klacht dan wordt u hierover schriftelijk of per email geÏnformeerd. Wij informeren ook het bestuur van KBO-Haaren en de eventueel door u genoemde persoon die aanleiding was tot het indienen van de klacht.
- Aansluitend benadert de commissie alle betrokkenen voor een schriftelijke of mondelinge toelichting/reactie op de klacht.
- Is alle informatie binnen dan vormt de klachtencommissie zich en oordeel over de zaak.
- Zo mogelijk zal de commissie, in (gezamenlijk) overleg met u en de eventueel betrokken persoon die aanleiding was voor uw klacht, proberen een oplossing te vinden waar u beiden achter staat.
- Lukt deze bemiddeling dan is de klacht opgelost. U krijgt beiden, schriftelijk of per email, een bevestiging van de overeengekomen oplossing. Ook het bestuur van KBO-Haaren informeren wij hierover.
- Leidt bemiddeling niet tot een voor beide partijen aanvaardbare oplossing dan doet de commissie binnen 14 daarna een uitspraak, eventueel met een bindend advies aan het bestuur van KBO-Haaren. U, de eventueel betrokken persoon die aanleiding was voor uw klacht en het bestuur van KBO-Haaren worden hierover schriftelijk of per mail geïnformeerd.
Het bestuur laat de commissie binnen een maand na de uitspraak weten of er maatregelen zijn genomen en zo ja, welke.